A correspondência recebida pela Administração do Concelho inclui correspondência de outras instituições, que não foi possível separar. A correspondência recebida pela Administração do Concelho de Viana do Alentejo, que constitui uma série com milhares de cartas, teve uma organização dada pela instituição, mas que manuseamentos posteriores destruíram, misturando os documentos, não só em termos cronológicos, mas também, e sobretudo, juntando-lhes correspondência de outras instituições. Subverteu-se, assim, um dos princípios fundamentais da arquivística: o princípio da ordem original. Lamentavelmente, a quando da intervenção neste fundo, só foi possível separar estes documentos cronologicamente por anos (e não em todos os casos) mantendo-se ali reunida correspondência que, por vezes, não é da Administração do Concelho. A separação por anos também não garante uma ordenação cronológica, no seu interior, por meses e dias, como acontece com a correspondência das outras instituições do Arquivo Histórico Municipal de Viana do Alentejo.